PDF'yi Word'e, Word'ü PDF'ye Ücretsiz Dönüştürme: Telefon ve Bilgisayar

Bir dilekçe şablonu PDF olarak gelmiş, içindeki iki satırı değiştirmeniz lazım. Ya da tam tersi: özenle hazırladığınız Word belgesini başkasının bilgisayarında kaymadan açılsın diye PDF’ye çevirmek istiyorsunuz. İki iş de kulağa teknik gelse de çoğu bilgisayarda ve telefonda zaten yüklü olan araçlarla birkaç dakikada hallediliyor.

Bu yazıda iki yönü de ayrı ayrı ele alıyorum. Önce kolay olanla, Word’den PDF’ye geçişle başlayalım; sonra işin daha nazlı tarafına, PDF’yi düzenlenebilir bir belgeye dönüştürmeye geçelim.

Önce bir gizlilik notu

Arama motoruna “PDF Word çevir” yazınca karşınıza onlarca site çıkar. Çoğu işini yapar, ama dosyanızı kendi sunucularına yükleyerek yapar. Bir yemek tarifi ya da ödev için bu sorun değil. Ancak kimlik fotokopisi, maaş bordrosu, sağlık raporu, kira sözleşmesi, banka dökümü gibi belgeleri kim olduğunu bilmediğiniz bir siteye yüklemeyin. Dosyanın ne kadar süre saklandığını, kimlerin erişebildiğini dışarıdan bilmeniz mümkün değil. Aşağıdaki yöntemlerin hepsi ya tamamen cihazınızda çalışıyor ya da zaten kullandığınız bir hesabın (Microsoft, Google, Apple) içinde kalıyor.

Word’ü PDF’ye dönüştürme

Bilgisayarda: Microsoft Word ile

Word’ün 2010 ve sonrası sürümleri PDF’yi doğrudan kaydedebiliyor. Belgeniz açıkken:

1. Dosya menüsüne girin.
2. Farklı Kaydet ya da Dışarı Aktar seçeneğine tıklayın.
3. Dosya türü olarak PDF seçin.
4. Gerekirse “Seçenekler” altından yalnızca belirli sayfaları dahil edin, ardından kaydedin.

Kaydetme ekranında “En iyi duruma getir” başlığı altında standart ve en küçük boyut seçenekleri de çıkabilir. E-postayla gönderecekseniz küçük boyut, baskıya gidecekse standart seçin.

Bilgisayarda: Word yoksa

Word lisansınız yoksa iki sağlam ücretsiz seçenek var. Birincisi Google Dokümanlar: belgeyi Google Drive’a yükleyip Google Dokümanlar ile açın, sonra Dosya > İndir > PDF Belgesi yolunu izleyin. İkincisi LibreOffice Writer: tamamen ücretsiz ve açık kaynaklı bu ofis paketi .docx dosyalarını açar ve Dosya > Dışa Aktar > PDF Olarak Dışa Aktar menüsüyle çeviri yapar. LibreOffice internete bağlanmadan, tamamen bilgisayarınızda çalıştığı için hassas belgelerde de gönül rahatlığıyla kullanılabilir.

Bir de her programda işe yarayan evrensel yol var: Windows’ta Yazdır penceresinde yazıcı olarak “Microsoft Print to PDF” seçerseniz, yazdırabildiğiniz her şeyi PDF’ye çevirebilirsiniz. Mac’te Yazdır penceresinin sol altındaki PDF menüsü aynı işi görür.

Telefonda

Telefonunuzda Microsoft Word ya da Microsoft 365 uygulaması yüklüyse belgeyi açıp paylaşım veya dışa aktarma menüsünden PDF olarak kaydedebilirsiniz. Google Dokümanlar uygulamasında da belgeyi açıp üç nokta menüsünden “Paylaş ve dışa aktar” bölümüne girdiğinizde PDF seçeneği bulunuyor.

Uygulamanız yoksa yazdırma hilesi telefonda da çalışır. Android’de bir belgeyi, web sayfasını ya da fotoğrafı açıp Yazdır’ı seçtiğinizde yazıcı listesinde “PDF olarak kaydet” çıkar. iPhone’da paylaşım menüsünden Yazdır’ı açın; önizleme ekranında sayfa küçük resmini iki parmakla büyüttüğünüzde belge PDF olarak açılır ve buradan Dosyalar’a kaydedebilirsiniz.

PDF’yi Word’e dönüştürme

Burada beklentiyi baştan doğru ayarlamak lazım. PDF, bir belgenin nasıl göründüğünü dondurmak için tasarlanmış bir format; içinde “burası paragraf, burası tablo” gibi bir yapı her zaman bulunmaz. Dönüştürücüler bu yapıyı tahmin ederek yeniden kurar. Basit metinli belgelerde sonuç kusursuza yakın olur, karmaşık tablolu ve çok sütunlu belgelerde ise kaymalar yaşanabilir.

Bilgisayarda: Word’ün kendisiyle

Pek bilinmez ama Word 2013 ve sonrası PDF’leri kendi başına açıp düzenlenebilir belgeye çevirebiliyor.

1. Word’de Dosya > Aç yolunu izleyin.
2. PDF dosyanızı seçin.
3. Word, dosyayı düzenlenebilir bir belgeye dönüştüreceğini ve görünümün orijinalden farklı olabileceğini söyleyen bir uyarı gösterir; Tamam deyin.
4. Belgeyi düzenleyin ve .docx olarak kaydedin.

Bu yöntem tamamen bilgisayarınızda çalışır, dosya hiçbir yere gönderilmez.

Bilgisayarda: Google Dokümanlar ile

Word yoksa Google Drive iyi bir alternatif. PDF’yi Drive’a yükleyin, dosyaya sağ tıklayıp Birlikte aç > Google Dokümanlar seçin. Belge düzenlenebilir hale geldiğinde Dosya > İndir > Microsoft Word (.docx) ile bilgisayarınıza alın.

Google Dokümanlar’ın bir avantajı, taranmış PDF’lerde metin tanıma (OCR) yapmaya çalışması. Yani fotokopi makinesinden çıkmış, aslında resim olan bir PDF’deki yazıları da çıkarabiliyor. Biçimlendirme genellikle sadeleşir ama metni elle yeniden yazmaktan çok daha hızlıdır.

Telefonda

Telefonda en pratik yol yine Google Drive. PDF’yi Drive uygulamasına yükleyin; ancak Google Dokümanlar dönüştürmesi mobil uygulamada her zaman doğrudan sunulmadığı için bu adımı tarayıcıdan, Drive’ın web sürümünü masaüstü görünümünde açarak yapmanız gerekebilir. Microsoft 365 mobil uygulamasında da PDF araçları bulunuyor ve PDF’yi Word’e dönüştürme seçeneği sunabiliyor; bu özelliklerin bir kısmı Microsoft hesabıyla oturum açmayı veya aboneliği gerektirebilir.

Açıkçası PDF’den Word’e dönüşüm, telefon ekranında yapılıp kontrol edilecek bir iş değil. Mümkünse dönüştürmeyi bilgisayarda yapın, en azından sonucu büyük ekranda gözden geçirin.

Hangi yöntemi ne zaman seçmeli?

Kısa bir özet işinizi kolaylaştırır. Bilgisayarınızda Word varsa, iki yönde de ilk durağınız Word olsun; dosya cihazınızdan çıkmaz ve sonuç genellikle en tutarlısı olur. Word yoksa ve belge hassas değilse Google Dokümanlar hızlı ve pratik bir alternatif; özellikle taranmış belgelerde metin tanıma avantajı var. Belge hassassa ve Word yoksa LibreOffice’i kurmak, birkaç yüz megabaytlık indirmeye değer.

Telefonda ise Word’den PDF’ye geçiş sorunsuz yapılabilen bir iş; yazdırma menüsü bile yetiyor. PDF’den Word’e dönüşümü ise mümkünse bilgisayara bırakın. Küçük ekranda tabloların, kenar boşluklarının ve sayfa sonlarının doğru kalıp kalmadığını kontrol etmek zor. Bir de dönüştürdüğünüz belgeyi göndermeden önce baştan sona bir kez okuyun; tarihlerde, rakamlarda ve özel isimlerde karakter hatası çıkması şaşırtıcı derecede sık görülür.

Dönüşüm bozuk çıkarsa ne yapmalı?

• Taranmış belgelerde metin seçilemiyorsa dosya aslında bir resimdir. Google Dokümanlar’ı deneyin ya da elinizde çıktısı varsa daha net bir tarama alın.
• Tablolar dağıldıysa tabloyu PDF’den kopyalayıp Excel’e yapıştırmak bazen daha temiz sonuç verir.
• Yazı tipleri değiştiyse bunun sebebi orijinal fontun bilgisayarınızda olmamasıdır. Benzer bir fontla değiştirin.
• Tek bir paragrafı değiştirmeniz yetiyorsa belgeyi hiç dönüştürmeyin. Edge, Adobe Acrobat Reader ya da Mac’teki Önizleme ile PDF’nin üzerine metin kutusu ekleyerek küçük düzeltmeleri doğrudan yapabilirsiniz.
• Resmi bir belgeyi (noter onaylı, e-Devlet barkodlu, e-imzalı) düzenlerseniz geçerliliği bozulur. Bu tür belgelerde yeni bir kopya talep etmek doğru yol.

Sık Sorulan Sorular

PDF’yi Word’e çevirmek için Adobe Acrobat satın almam gerekir mi?

Hayır. Word 2013 ve sonrası PDF’leri kendi başına açıp dönüştürebiliyor, Google Dokümanlar da ücretsiz bir alternatif sunuyor. Acrobat’ın ücretli sürümü karmaşık belgelerde daha başarılı olabilir ama sıradan işler için şart değil.

Dönüştürdüğüm PDF neden orijinalinden farklı görünüyor?

PDF, sayfanın görüntüsünü korur ama içerik yapısını her zaman saklamaz. Dönüştürücü paragrafları, tabloları ve sütunları tahmin ederek yeniden oluşturur. Belge ne kadar karmaşıksa hata payı o kadar artar.

İnternetteki ücretsiz dönüştürme siteleri güvenli mi?

Bir kısmı dosyaları kısa süre sonra sildiğini söylüyor, ama bunu dışarıdan doğrulamanın yolu yok. Kişisel ya da gizli bilgi içeren belgelerde bilgisayarınızda çalışan Word, LibreOffice veya kendi Google hesabınızı kullanın.

PDF’yi şifreli olduğu için açamıyorum, ne yapmalıyım?

Parola korumalı bir PDF’yi dönüştürmek için önce parolayı bilmeniz gerekir. Belgeyi size gönderen kişiden ya da kurumdan parolayı isteyin; bankaların e-ekstrelerinde parola çoğunlukla kurumun bildirdiği bir kuralla belirlenir.

Menü adları ve özellikler Office, Google ve işletim sistemi sürümüne göre değişebilir.